Comment organiser une Assemblée Générale sans stress ?

Assemblée Générale sans stress

L’Assemblée Générale en copropriété est un événement majeur dans la vie de l’immeuble. Réunie au minimum une fois par an, elle est décisive puisque elle permet la prise de décisions majeures qui impactent les finances des copropriétaires et la pérennité du patrimoine.

Bien sûr, elles sont pour le syndic bénévole une source de stress ! Le non-professionnel peut parfois voir son travail réduit à néant face à l’absentéisme, subir les humeurs malheureuses des présents ou voir ses propositions rejetées.

Mais, sans préjuger du déroulement de l’Assemblée, comment arriver sereinement en Assemblée ? Quelle est la méthode pour s’assurer a minima de ne pas en découdre sur des problèmes de fond ou de forme ?

 

Deux maîtres mots : ORGANISATION et COMMUNICATION  !

« Evidemment » allez-vous me dire ! Et pourtant… Pris par le temps, les délais de convocations sont parfois passés… Et le syndic bénévole n’a-t-il jamais inscrit une question à l’ordre du jour unilatéralement ?

Voici les règles basiques pour s’assurer une Assemblée Générale sans stress : inutile pour le syndic d’arriver fatigué ou anxieux non ?!

 

#1 Ouvrez d’une année sur l’autre une chemise « Prochaine Assemblée » pour y glisser des demandes de copropriétaires et devis à y étudier et ne rien omettre

#2 Faites un rétroplanning

#3 Consultez le Conseil Syndical et préparez avec lui la réunion : approbation des comptes vérifiés par les conseillers, préparation des budgets, validation des questions de l’ordre du jour et fixez ensemble une date qui convienne à tous. Pour mémoire, cette étape est obligatoire (art. 26 du décret du 17 Mars 1965)

#4 Actualisez les devis ou lancez-les pour les propositions nouvellement inscrites à l’ordre du jour à la demande du Conseil Syndical

#5 Au fur et à mesure des devis reçus, abondez le projet de résolutions et préparez des simulations de quote-part attachées à chacune des résolutions prévoyant des dépenses

#6 Editez les convocations et pouvoirs, l’ordre du jour, le projet de résolution et l’ensemble des annexes. Veillez à numéroter les pages pour être sur la même longueur d’ondes que vos interlocuteurs

#7 Envoyez vos convocations complètes en Lettre Recommandée avec Accusé de Réception trente jours avant la tenue de l’Assemblée

#8 Rendez-compte au Président du Conseil Syndical des éventuelles remarques qui seraient faites par les copropriétaires à réception de la convocation. Cela permet parfois de régler des difficultés en amont ou d’approcher les résolutions sous un autre angle.

#9 Relancez les copropriétaires afin d’obtenir les pouvoirs : sms, mail, téléphone… souvent négligée, cette étape permet parfois de récupérer de précieuses voix nécessaires à la tenue de l’Assemblée

#10 Préparez votre dossier d’Assemblée complet : feuille de présence, pouvoirs reçus, copie de la convocation complète, projet de résolution…

#11 Préparez votre salle suivant votre capacité à faire face à du public ; privilégiez la disposition autour d’une table, cela facilite de plus l’interaction avec les copropriétaires !

#12 RELATIVISEZ ! Fort de nos conseils vous avez certainement respecté les dispositions en vigueur. N’oubliez pas que vous êtes un syndic non-professionnel et que les copropriétaires ont toujours le choix de prendre un syndic professionnel si vous vous sentez en difficulté !